Dokumenty firmy to nowa usługa przeznaczona dla przedsiębiorstw korzystających z Rachmistrza lub Rewizora nexo/GT. Pozwala szybko wysyłać dokumenty do działu księgowego firmy (np. w formie plików PDF czy zdjęć), a także dokonywać ich automatycznego odczytu podczas wprowadzania do programu (OCR). Doskonale sprawdza się również jako narzędzie wspierające pracę zdalną. Usługa pojawi się w sprzedaży 25 listopada 2021.
Twoi klienci łatwo dostosują sposób pracy z dokumentami oraz ścieżkę ich obiegu do własnych potrzeb i specyfiki działalności. Można je wysyłać bezpośrednio do Rachmistrza lub Rewizora albo do osoby odpowiedzialnej za ich wcześniejszą weryfikację i akceptację.
W przypadku bardziej skomplikowanych procesów przydatna okaże się opcja obiegu dokumentów, umożliwiająca stworzenie elastycznej ścieżki przekazywania ich wewnątrz przedsiębiorstwa. Pracownik odpowiedzialny za przepływ może, po przeanalizowaniu otrzymanych dokumentów oraz ich kwalifikacji, błyskawicznie przekazać je do odpowiedniej osoby w celu wykonania dalszych działań (np. uzupełnienia opisu czy sprawdzenia poprawności merytorycznej) lub akceptacji (np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego firmy).
Obieg można zakończyć poprzez wysłanie dokumentów do programu księgowego albo zamknąć go na poziomie usługi. Ta druga opcja dotyczy dokumentów, które nie wymagają dodatkowych czynności księgowych, jak np. faktura pro forma. W każdej chwili można także obejrzeć historię obiegu i przeanalizować, kiedy i do kogo trafił dany dokument oraz jaka było jego dalsza droga.
Najważniejsze korzyści
Usługa pozwala m.in.:
- Błyskawicznie przesyłać dokumenty do działu księgowego firmy przez jej pracowników i współpracowników (np. w formie pliku PDF lub zdjęcia) lub do osoby odpowiedzialnej za ich weryfikację.
- Dokonywać automatycznego odczytu (OCR) odebranych dokumentów podczas wprowadzania ich do programu księgowego.
- Zarządzać obiegiem dokumentów wewnątrz firmy: wysyłać je do odpowiednich pracowników w celu podjęcia dalszych działań, kierownictwa lub księgowości.
- Sprawdzać historię obiegu dokumentów i analizować ich ścieżkę.
- Usprawnić pracę zdalną w przedsiębiorstwie.
Cennik
wielkość pakietu (liczba stron)
1 miesiąc
3 miesiące
12 miesięcy
500 99 – – 1000 189
249 299 2000 299 349 499
5000 499 599
699 10000 –
999 1199 Ceny zł netto
Zasady licencjonowania usługi:
- Usługa licencjonowana jest na liczbę stron do przesłania.
- Klient może wypróbować usługę i aktywować ją na 1 miesiąc bezpłatnie – w pakiecie dostaje darmową paczkę 50 stron.
- Usługa sprzedawana jest w pakietach stron z określonym okresem ważności (1, 3 lub 12 miesięcy).
- Po wykorzystaniu całego pakietów nie będzie już możliwe dodawanie nowych dokumentów ani nowych plików do istniejących dokumentów. Możliwy będzie jednak dostęp do usługi i praca na dokumentach, które znajdują się w systemie, do czasu zakończenia aktywności usługi.
- Usługa może być rozszerzana o pakiety stron, np. 500/1000/2000/5000/10000.
- Pakiety stron zostaną przyporządkowane do okresów – 1, 3 lub 12 miesięcy.
- Wybrany okres (1, 3 lub 12 miesięcy) określa ważność usługi od momentu zakupu wybranego pakietu stron. Jeżeli więc w trakcie trwania 12-miesięcznego pakietu dokupiony zostanie np. pakiet 1-miesięczny, którego data wygaśnięcia jest krótsza niż data większego, wcześniej kupionego pakietu, to nie wydłuża on ważności całej usługi.
- Jeśli wykupienie kolejnego abonamentu następuje po wygaśnięciu poprzedniego, niewykorzystane strony przepadają.